Enviar um email ou SMS demora apenas alguns segundos. O desafio surge quando, mais tarde, é necessário demonstrar o que foi enviado, quando, para quem e com que conteúdo. Em comunicações com relevância jurídica ou operacional, esta capacidade de prova é particularmente importante.
Quando estão em causa cobranças, alterações contratuais, avisos formais, adesões ou comunicações obrigatórias, o simples registo de envio pode não ser suficiente. É preciso reunir evidências sobre o processo.
Essas evidências incluem, por exemplo, a data e hora de envio, o destinatário, o conteúdo da comunicação, o estado de entrega e, dependendo do fluxo utilizado, eventuais respostas ou aceitações. É para este tipo de necessidade que existem as Comunicações Eletrónicas Certificadas.
O que são Comunicações Eletrónicas Certificadas?
As Comunicações Eletrónicas Certificadas são soluções digitais que permitem transmitir mensagens e documentos com rastreabilidade, evidências eletrónicas e valor probatório.
Na prática, acrescentam uma camada de segurança e prova a processos que, de outra forma, poderiam depender de correio registado, documentação em papel ou simples trocas de emails difíceis de demonstrar posteriormente.
Podem ser utilizadas para:
- Enviar notificações formais
- Comunicar alterações contratuais
- Gerir cobranças
- Confirmar adesões
- Enviar documentação importante
- Formalizar determinados acordos
- Digitalizar processos que atualmente dependem de correio físico
- Criar evidências eletrónicas associadas a uma comunicação
O objetivo não é tornar o processo mais complexo. Pelo contrário: queremos tornar a comunicação mais simples para quem envia e para quem recebe, mantendo as garantias necessárias.
Nem todas as comunicações certificadas implicam uma assinatura
É frequente associar as Comunicações Eletrónicas Certificadas às assinaturas eletrónicas. Embora façam parte deste universo, existem muitas situações em que é apenas necessário comunicar e reunir evidências sobre o processo, sem recolher qualquer assinatura.
É o caso, por exemplo, de comunicar uma alteração das condições de um serviço, enviar um aviso de pagamento ou notificar um cliente sobre uma questão contratual.
O objetivo é reunir evidências sobre o envio, o conteúdo e o estado de entrega da comunicação. Soluções como o SMS Certificado e o Email Certificado assumem particular relevância.
SMS Certificado: rapidez com evidência
O SMS é um dos canais mais diretos que temos à disposição. Não exige a instalação de uma aplicação específica e utiliza o canal SMS do telemóvel do destinatário, permitindo transmitir informação de forma rápida e objetiva. Quando é adicionada certificação ao processo, passam também a ser geradas evidências associadas à comunicação.
O SMS Certificado pode ser útil em situações como notificações urgentes, alertas contratuais, cobranças, confirmações de adesão, avisos importantes, comunicações operacionais sensíveis e lembretes associados a processos com relevância jurídica.
Email Certificado: quando precisamos de comunicar com mais detalhe
Há situações em que um SMS não oferece espaço suficiente para transmitir toda a informação necessária. O email permite apresentar conteúdos mais extensos e incluir documentação, mantendo uma experiência digital familiar para o destinatário.
O Email Certificado pode ser utilizado, por exemplo, em alterações contratuais, avisos de não pagamento, comunicações obrigatórias ou notificações acompanhadas de documentação.
Ao contrário de um email comum, o processo certificado gera evidências que permitem demonstrar elementos associados ao envio e à comunicação. Isto é especialmente relevante em organizações que lidam de forma regular com informação contratual, financeira ou regulamentar.
SMS Contrato: formalizar acordos através de um canal simples
Há ainda situações em que precisamos de ir além da notificação e obter uma resposta do destinatário. O SMS Contrato permite formalizar determinados acordos através da troca de mensagens, certificando o envio, a resposta e o conteúdo.
Pode fazer sentido em situações como adesões, autorizações, confirmações de condições, aceitação de determinados acordos e processos simples que beneficiem de uma resposta rápida.
A vantagem está na utilização de um canal já familiar ao destinatário, sem necessidade de recorrer a uma nova plataforma ou instalar uma aplicação adicional.
O que é um audit trail e porque é tão importante?
Uma das diferenças fundamentais entre uma comunicação digital convencional e uma comunicação certificada está nas evidências geradas ao longo do processo. Surge então o conceito de audit trail: o registo cronológico das ações realizadas e das evidências produzidas, que podem ser consolidadas num relatório ou documento probatório.
O audit trail reúne informação que permite reconstruir o que aconteceu ao longo da transação. Dependendo do processo utilizado, pode incluir elementos como:
- Identificador único da transação
- Identificação do destinatário
- Data e hora das ações
- Estado da comunicação
- Histórico de envio e entrega
- Dados de autenticação
- Cadeia de custódia
- Carimbos temporais
- Outras evidências associadas ao processo
Ajuda-nos a responder a perguntas importantes: O que foi enviado? Quando foi enviado? Para quem? O que aconteceu depois? Esta rastreabilidade é particularmente relevante quando uma organização precisa de reunir evidências sobre o cumprimento de determinada obrigação de comunicação.
Quais os principais benefícios?
Adotar Comunicações Eletrónicas Certificadas não significa apenas substituir processos em papel por alternativas digitais. Os benefícios podem estender-se a várias dimensões da organização.
Mais rapidez – Uma comunicação pode chegar ao destinatário praticamente de imediato, evitando os tempos associados ao correio físico.
Redução de custos – Impressões, envelopes, portes, arquivo físico e tarefas administrativas podem ser significativamente reduzidos.
Maior controlo – As equipas passam a acompanhar o estado das comunicações e a consultar as evidências associadas ao processo.
Rastreabilidade – Cada etapa fica documentada, simplificando auditorias e resolução de eventuais divergências.
Melhor experiência – O destinatário recebe a informação através de canais que já utiliza normalmente, como SMS e email.
Menos papel – Além da eficiência operacional, a digitalização destes processos contribui para diminuir a utilização de papel e as deslocações associadas ao correio tradicional.
Segurança e compliance – Quando implementadas corretamente, estas soluções ajudam a garantir a integridade da informação e a responder aos requisitos legais aplicáveis.
Comunicar digitalmente sem abdicar da capacidade de prova
A digitalização já simplificou inúmeros processos empresariais. O passo seguinte é garantir que os processos que exigem maior segurança podem beneficiar da mesma rapidez e conveniência.
As Comunicações Eletrónicas Certificadas permitem-nos combinar estes dois mundos: a agilidade dos canais digitais e a capacidade de gerar evidências sobre a comunicação realizada.
E não precisamos de transformar tudo de uma só vez. Um bom ponto de partida é identificar os processos com maior dependência de correio físico, maior volume administrativo ou maior necessidade de rastreabilidade.
Na Sendit, ajudamos a avaliar esses processos e a implementar soluções adequadas a cada organização. Acompanhamos a configuração dos fluxos, a personalização da solução e, quando necessário, a integração com os sistemas existente.
Se quer perceber onde as Comunicações Eletrónicas Certificadas podem simplificar os processos da sua organização, fale connosco.
Perguntas frequentes
Em que situações faz sentido utilizar Comunicações Eletrónicas Certificadas?
Sempre que seja importante comprovar elementos associados a uma comunicação digital, como o envio, o destinatário, o conteúdo ou a entrega. São úteis em notificações formais, cobranças, alterações contratuais, comunicações obrigatórias ou confirmações.
Qual é a diferença entre um SMS ou email normal e uma comunicação certificada?
Uma comunicação convencional permite transmitir a mensagem. Uma comunicação certificada acrescenta evidências eletrónicas e rastreabilidade ao processo, permitindo comprovar elementos relevantes da comunicação.
Uma comunicação certificada implica sempre uma assinatura eletrónica?
Não. SMS e Email Certificados podem ser utilizados apenas para comunicar e gerar evidências do processo. A assinatura eletrónica destina-se especificamente à formalização digital de documentos.
O destinatário precisa de instalar alguma aplicação?
Não. As comunicações são recebidas através de canais habituais, como SMS ou email, não sendo necessário instalar aplicações adicionais para receber a mensagem.
É possível integrar estas soluções com os sistemas da empresa?
Sim. Dependendo da solução e das necessidades da organização, é possível realizar envios através de plataforma ou integrar os serviços com sistemas existentes, nomeadamente através de API.