A Arrivia, o maior fornecedor de programas de fidelização de viagens do mundo, enfrentava vários desafios com a gestão de documentos e assinaturas, especialmente desde que 80% da equipa está em teletrabalho. Tratava-se de um processo manual, dispendioso, repetitivo e propenso a erros. A solução de Comunicações Eletrónicas Certificadas implementada pela Sendit permitiu eliminar a elevada carga burocrática associada ao papel através de um projeto estratégico de automatização e transformação digital que reflete ao mesmo tempo o compromisso com a sustentabilidade.
Os Desafios
Com o início da pandemia em 2020, a Arrivia adotou o teletrabalho para a maioria dos seus colaboradores, que hoje já atingem mais de 200 espalhados por Portugal continental e ilhas. Este modelo evidenciou a complexidade e ineficiência do processo manual e baseado em papel para a assinatura de documentos críticos, como é o caso dos contratos de trabalho e políticas internas.
Conforme explica Raquel Costa, Diretora de Recursos Humanos, “Tínhamos um custo elevado em tempo e em dinheiro na impressão da documentação, que precisava de ser em duplicado, colocação em envelopes com a respetiva carta de devolução, etiquetagem, deslocação aos correios, controlo das assinaturas recebidas, e questões várias que por vezes levavam a termos de começar de novo. Tudo isto tornou-se demasiado difícil de gerir.”
A logística era morosa e desgastante para todos os envolvidos, abarcando múltiplas etapas e fazendo com que os documentos demorassem semanas para serem assinados e devolvidos.
A Solução
Para superar estes desafios, a Arrivia procurava uma tecnologia e um parceiro que pudessem materializar a transformação digital necessária. A opção recaiu pela Sendit devido à sua abordagem, experiência e proximidade e pela solução de Comunicações Eletrónicas Certificadas que representa em exclusivo no mercado português, a Signaturit, por ser uma plataforma end-to-end certificada, com provas dadas e muito competitiva em termos de preço.
A nova solução disponibiliza tanto assinaturas eletrónicas simples (o destinatário assina ao colocar um check numa box) como avançadas (a mais utilizada pela Arrivia, o destinatário assina com o dedo ou caneta, com captura de dados biométricos e tracking com documento probatório), proporcionando uma experiência simples, rápida e intuitiva quer em backoffice quer para os colaboradores.
“O processo tornou-se completamente digital e imediato. Antes, como responsável da empresa, tinha resmas de papel para assinar e encaminhar todas as semanas e agora recebo um email com o link e fica logo tratado”, destaca Nuno Martins, Diretor de Operações.
As principais funcionalidades incluem:
- Automatização do processo de assinatura seja para um ou múltiplos signatários, com envio sequencial pela ferramenta.
- Rastreamento e controlo em tempo real das assinaturas em backoffice, garantindo integridade, segurança e conformidade.
- Notificação de todas as partes envolvidas, que ficam com uma cópia do documento assinado.
- Flexibilidade de uso, com acesso via dispositivos móveis e desktop, facilitando a assinatura em qualquer altura e lugar, sem a necessidade de fazer download de uma aplicação ou de se registar num sistema.
O projeto foi implementado em apenas duas semanas em Portugal e, com o sucesso alcançado, rapidamente estendido para Inglaterra. A Sendit teve a seu cargo a customização e a formação inicial, e atualmente presta apoio quando necessário.
“Temos uma excelente relação com a Sendit desde o início, estão sempre disponíveis e respondem com agilidade a qualquer solicitação. Mas graças à simplicidade da ferramenta, ficámos autónomos na sua gestão e utilização”, refere Raquel Costa.
Os Resultados
A adoção da solução trouxe melhorias significativas a nível operacional, com impacto positivo claro em várias vertentes:
Redução de custos e aumento da eficiência:
A Arrivia conseguiu reduzir os custos relacionados com a gestão documental em 70%, eliminando gastos com papel, toners, correio e o tempo despendido no processamento, deslocações, monitorização e resolução de erros. Anteriormente estavam envolvidas quatro pessoas e neste momento apenas uma – e com muito menos horas dedicadas, o que permite o foco em atividades de maior valor estratégico. O tempo para a conclusão do processo de assinatura passou de superior a duas semanas para minutos, melhorando a produtividade e aumentando a satisfação de toda a equipa da Arrivia.
De acordo com Raquel Costa, “Com a digitalização e automatização, libertámos a nossa equipa para tarefas mais importantes. A eficiência alcançada permite-nos fazer mais em menos tempo e com menos recursos. A colega responsável pelo processo não se cansa de repetir que esta solução é uma das melhores coisas que lhe aconteceu desde que está na empresa. E isso diz tudo.”
“Nós tínhamos meses em que a fatura era praticamente uma anuidade da Signaturit. Bastava haver várias contratações e uma atualização da adenda do contrato de teletrabalho para atingirmos um grande volume de correspondência”, reforça Nuno Martins.
Maior controlo e transparência:
Esta solução trouxe à Arrivia um nível de controlo sobre os processos de assinatura impossível no método tradicional, permitindo que a equipa de RH acompanhe em tempo real o estado de cada documento e garantindo previsibilidade no fluxo de trabalho e eliminando horas em verificações manuais.
“A possibilidade de acompanhar de forma imediata cada etapa do processo é uma grande mais-valia. Sabemos exatamente em que ponto está cada documento”, salienta Raquel Costa.
Além disso, a solução garante a conformidade com os requisitos legais, ao manter um registo seguro e auditável de cada assinatura.
Compromisso ambiental:
Ao eliminar a utilização de papel, as deslocações e o envio físico de documentos, a Arrivia reforçou também o seu compromisso com a sustentabilidade, reduzindo a sua pegada ecológica.
Como refere Nuno Martins, “Com a Signaturit, conseguimos ser muito mais eficientes e mitigar o uso desnecessário de recursos. Esta transição para um processo digital está totalmente alinhada com a nossa política de responsabilidade social e ambiental”.
Agilidade e comodidade para os colaboradores:
Os colaboradores também já não precisam de assinar documentos em papel e tratar da sua receção e envio. A comodidade e facilidade de uso do Sinatureit foi um fator crítico para o excelente acolhimento e rápida adoção por toda a equipa, mesmo entre quem não é fluente em português.
“A ferramenta é muito simples e intuitiva, os colaboradores recebem o documento no seu email e só têm de clicar e assinar nos campos pré-definidos, não há margem para falhas. Nunca ninguém teve dúvidas ou contactou a dizer que não conseguiu. Estamos realmente muito satisfeitos quer com o parceiro Sendit quer com a plataforma da Signaturit. Fez uma diferença gigante na forma de trabalharmos”, conclui Raquel Costa.
Próximos Passos
A expansão da utilização desta solução para outros mercados onde a Arrivia tem presença, além de Portugal e Inglaterra, depende da legislação e requisitos específicos existentes. A empresa está preparada para continuar a sua trajetória de digitalização e sustentabilidade, maximizando a eficiência dos processos e reforçando a confiança e segurança na gestão documental.
Sobre a Arrivia
A Arrivia é o maior fornecedor de programas de fidelização de viagens do mundo. Há mais de 25 anos que desenvolve programas para algumas das mais respeitadas marcas de cruzeiros, hoteis, resorts e financeiras, incluindo a American Express®, USAA® e Marriott Vacation Club®.
Mais info em https://www.arrivia.com/
Sobre a Sendit
Fundada em 2005, a Sendit desenvolve e disponibiliza soluções de comunicação em multicanal que permitem desenvolver estratégias de contacto eficazes para atingir objetivos de negócio.
Mais info em https://sendit.pt/
Sobre a Signaturit
Representada em exclusivo no mercado português pela Sendit, a Signaturit é uma solução que permite obter documentos assinados instantaneamente com a máxima garantia legal, certificando todas as componentes do processo end-to-end, eIDAS Certified.
Mais info em https://www.signaturit.com/