Com mais de 1200 juntas de freguesia a utilizar o seu ERP especializado, a tecnológica FreSoft sempre se destacou pela capacidade de se adaptar às necessidades do poder local. No entanto, um desafio persistia: como tornar a comunicação com os cidadãos mais rápida, eficiente e digital? A resposta veio através da integração da API da Sendit na sua solução, permitindo o envio automatizado de SMS diretamente a partir do ERP, eliminando processos manuais e aumentando a eficiência da gestão operacional.
Os Desafios
A FreSoft é uma empresa especializada no desenvolvimento de soluções para Juntas de Freguesia, sendo o seu produto estrela o ERP (software de gestão especificamente desenvolvido para este setor). Com mais de 30 anos de experiência e uma quota de mercado superior a 50%, é reconhecida pela sua contínua inovação e pelo superior nível de apoio ao cliente.
Mas muitas Juntas de Freguesia ainda dependem de comunicações tradicionais, como cartas enviadas por correio e contactos telefónicos manuais, para notificar os cidadãos sobre prazos, pagamentos, iniciativas e processos administrativos. Este modelo apresenta vários desafios:
- Elevados custos de papel, impressão e envio postal.
- Demasiado tempo investido pelas equipas na execução e controlo de tarefas repetitivas e desgastantes.
- Falta de uma comunicação célere e eficaz com os cidadãos.
- Processo que exigia várias tentativas de interação e implicava deslocação dos cidadãos às instalações para tratamento de uma série de burocracias.
Face a esta realidade, a FreSoft pretendia dar mais um passo na evolução do seu software, tal como explica Paulo Esfola, Diretor Comercial da empresa: “Na FreSoft estamos sempre atentos às necessidades dos nossos clientes e queremos garantir que têm tudo o que lhes facilite o trabalho diário, a partir de uma plataforma única e com a informação centralizada. Os módulos do nosso ERP já endereçam os requisitos típicos de gestão, mas face à complexa e morosa comunicação com os cidadãos, precisávamos de uma solução com provas dadas, que permitisse a sua transformação digital e pudesse ser integrada com o nosso software de forma transparente”.
A Solução
A FreSoft procurou um parceiro tecnológico capaz de fornecer uma solução de comunicação fiável, intuitiva e de fácil conexão. Pelo longo histórico de sucesso no mercado (20+ anos) e alinhamento de visões, a escolha recaiu sobre a Sendit, uma plataforma multicanal fácil de usar com uma API robusta e flexível para envio automatizado de SMS e com ligação direta e segura a todos os operadores móveis.
A integração foi realizada em poucas horas entre as equipas técnicas de ambas as empresas. “Foi um processo simples e muito bem documentado que nos permitiu agregar ainda mais valor ao nosso software. Depois de avaliarmos várias opções, encontrámos na Sendit a solução ideal para ajudarmos também a modernizar e agilizar a comunicação com os cidadãos”, destaca Paulo Esfola.
As Juntas de Freguesia têm agora ao dispor duas grandes opções para a comunicação, em conformidade com as leis de proteção de dados existentes:
1. Integração com o ERP FreSoft e Balcão Virtual – Permite transformar um simples SMS numa preponderante ferramenta de comunicação, com o envio de notificações por SMS de forma simples e automática, a partir dos seguintes módulos FreSoft:
- Gestão de Atividades: Por exemplo, envio de Referências MB para pagamento de faturas e envio de avisos de falta de pagamento.
- Atendimento: Por exemplo, envio de Referências MB para pagamento das taxas dos emolumentos e notificação de documentos prontos para serem levantados nos balcões de atendimento.
- Canídeos e Gatídeos – Por exemplo, notificações sobre o prazo de renovação das licenças.
- Cemitérios – Por exemplo, emissão de avisos de renovação das concessões e envio de Referências MB para pagamento das taxas.
- O.V.P. e Publicidade – Por exemplo, envio de Referências MB para pagamento de faturas, envio de avisos de falta de pagamento e envio de notificações sobre o prazo de renovação das licenças.
2. Envio de SMS através da Plataforma Web da Sendit – Considerada a melhor plataforma de SMS Marketing do mercado, ajuda as Juntas de Freguesia a tirar o máximo proveito do SMS para uma comunicação mais próxima e regular com a população, criando campanhas e enviando milhares de mensagens em segundos com total autonomia, personalização e controlo. Permite saber exatamente quem recebeu o SMS e quando, fazer a gestão dos contactos, analisar os resultados de forma detalhada, ter vários utilizadores na conta e com diferentes responsabilidades.
Os Resultados
A parceria entre a FreSoft e a Sendit trouxe benefícios tangíveis, tanto para as Juntas de Freguesia como para os cidadãos:
- Redução de custos: A digitalização do processo substitui o envio de cartas, poupando em papel, impressão e selos postais.
- Maior eficiência e produtividade: As equipas podem focar-se em tarefas mais estratégicas ao não precisarem de dedicar tanto tempo à comunicação manual e ao atendimento presencial.
- Rapidez na transmissão de informação: As notificações chegam aos cidadãos em tempo real e atempadamente.
- Maior comodidade: Cada vez mais pessoas interagem com as Juntas de Freguesia via digital, evitando custos e horas perdidas em deslocações.
- Maior envolvimento dos cidadãos: Oferta de soluções que permitem manter os eleitores informados sobre iniciativas locais de forma rápida e eficaz através de um meio de comunicação familiar e popular (SMS).
De acordo com Paulo Esfola, “A integração da Sendit no FreSoft foi sem dúvida uma aposta ganha e tem sido muito valorizada pelas entidades que já estão a aproveitar o potencial desta nova funcionalidade do ERP. As Juntas de Freguesia conseguem otimizar a gestão operacional e melhorar o serviço prestado à população. O SMS é um canal acessível a todos e assegura que a informação chega ao destino de forma imediata, possibilitando maior rapidez na resolução dos processos e maior satisfação dos diferentes envolvidos”.
Para o futuro, o objetivo é continuar a inovar e a apoiar as Juntas de Freguesia na sua transformação digital, criando sinergias entre cada vez mais processos, aproveitando o poder da Inteligência Artificial e organizando workshops educativos com a partilha de boas práticas, dicas e “how-tos”.
“Esta parceria representa mais um marco na evolução do nosso software e veio complementá-lo com um verdadeiro centro de comunicação digital. A nossa relação com a Sendit é muito próxima e de extrema confiança, estão sempre disponíveis, abertos a novas ideias e providenciam um suporte de excelência. Além da qualidade técnica e performance do produto, tal como acontece na FreSoft, o que diferencia verdadeiramente é o nível de serviço. Isso é muito relevante para nós e para os nossos clientes. Recomendamos às Juntas de Freguesia que pretendam elevar a sua interação com os cidadãos a ativar mais este serviço do nosso ERP”, conclui Paulo Esfola.
Sobre a FreSoft
A FreSoft tem mais de 30 anos de experiência no desenvolvimento de soluções informáticas inovadoras que simplificam o dia a dia das Autarquias. As suas soluções são totalmente integráveis, seguras, de fácil utilização, permitindo otimizar os tempos de resposta, aumentar a produtividade, reduzir custos e, em tempo real, obter dados cruciais para o processo de tomada de decisão. Tem uma equipa experiente de técnicos certificados que garantem a robustez, fiabilidade e atualização constante das suas soluções e que fazem da FreSoft uma empresa de referência no mercado.
Mais info em www.fresoft.pt
Sobre a Sendit
Fundada em 2005, a Sendit desenvolve e disponibiliza soluções de comunicação em multicanal que permitem desenvolver estratégias de contacto eficazes em adquirir, comunicar, fidelizar e servir clientes para atingir objetivos de negócio.
Mais info em www.sendit.pt