O nosso cliente – uma das principais empresas de sistemas de segurança em Portugal e com expressão internacional – procurava uma solução para resolver questões de ineficiência na área de cobranças, enquadrada com o processo de transformação digital que a empresa estava a levar a cabo internamente.
Alavancando a parceria exclusiva da Sendit com a Signaturit – um fornecedor certificado na área de EU Electronic Trust Services, a Sendit estava preparada para fornecer ao seu cliente uma solução que pudesse fazer face ao desafio, gerando significativas poupanças operacionais para o negócio.
O processo de transformação digital na empresa
A transformação digital na indústria de sistemas de segurança tem sido baseada na integração de tecnologia de ponta nos sistemas tradicionais para os tornar mais eficientes, eficazes e seguros. Seguindo estes princípios, os sistemas de segurança podem nos dias de hoje ser monitorizados, geridos e controlados remotamente utilizando a Internet das Coisas, a computação na nuvem e a inteligência artificial.
A transformação digital tornou-se também uma prioridade interna, uma vez que as empresas de sistemas de segurança compreenderam que este processo era fundamental para ganhar eficiência operacional e a agilidade necessária para se manterem competitivas.
Use Case
A área de cobranças é responsável por assegurar que as dívidas pendentes da empresa sejam cobradas da forma mais eficiente e eficaz possível, mantendo ao mesmo tempo relações positivas com os seus clientes devedores.
No entanto, a gestão das cobranças pode por vezes resultar em disputas que acabam em tribunal. Por isso, todas as notificações de cobrança são enviadas por carta registada, sendo o recibo de entrega física guardado como prova. Há custos e desafios relevantes facilmente identificáveis associados a este processo tal como ele era, pois guardar o recibo de entrega resultava num enorme arquivo manual difícil de gerir. Havia adicionalmente o risco de perder provas inerentes a qualquer estrutura de gestão de documentos manual, isto apesar do esforço da equipa para manter o arquivo seguro e acessível caso fosse necessário.
Além disso, este processo manual era moroso, pois a receção do comprovativo de entrega da carta registada demorava mais de uma semana, além de que a taxa de entrega efetiva estava longe dos 100%.
Mas ser um processo pesado e moroso era apenas parte do problema, uma vez que era também um processo dispendioso. As cartas registadas enviadas por correio representavam aproximadamente 10% do valor médio cobrado pelo serviço prestado ao cliente.
A solução
A Sendit estava bem preparada para fazer uma avaliação de impacto e apresentar uma solução robusta e personalizada, juntamente com um serviço de aconselhamento jurídico e apoio técnico ao longo do processo de integração.
Isto resultou num esforço conjunto de integração da Sendit utilizando a solução de serviços electrónicos da Signaturit, após uma avaliação detalhada dos ganhos nos seguintes KPIs:
1) Custo
2) Risco
3) Tempo
O departamento de cobranças optou por incluir no seu fluxo de notificação aos clientes com dividas a capacidade de enviar SMS e Emails certificados para assegurar a garantia legal das suas comunicações. E fê-lo de forma simples, utilizando a integração programática via API do seu sistema com a nossa plataforma para assegurar que todo o processo estaria automaticamente operacional, com conteúdo personalizado para cada contacto e sempre com a garantia legal que era necessário acautelar. A Sendit concebeu a solução de acordo com os requisitos do cliente e operacionalizou-a em conjunto com o seu parceiro Signaturit, combinando a sua experiência empresarial e tecnológica com uma plataforma certificada e IDAS, garantia de um elevado desempenho, robustez e fiabilidade para todas as partes.
O novo fluxo operacional ficou surpreendentemente simples e eficiente para um departamento de cobranças que enviava cartas registadas aos seus clientes apenas uma vez por semana, e que agora é capaz de o fazer em tempo real, poupando adicionalmente também em franquias, selos e entregas sem sucesso.
O resultado da solução
Após a implementação, a empresa de sistemas de segurança ficou com uma solução totalmente automatizada e robusta que se materializou na redução dos custos em 66%, quando comparado com o correio tradicional. Esta redução de custos foi também complementada com uma poupança de tempo significativa da equipa de cobranças, que pode agora investir mais tempo em tarefas de valor acrescentado no departamento.
Mas os ganhos foram além da redução de custos e da poupança de tempo para os colaboradores. A entrega imediata e o processo de confirmação em tempo real revelou-se também extremamente útil pois permite ter sempre informação actualizada online sobre qualquer processo de um cliente.
Além disso, com a desmaterialização dos registos de entrega em papel, tornou-se muito mais fácil encontrar os registos de entrega com valor legal do que anteriormente, quando o arquivo de comprovativos de entrega era físico.
Este foi sem dúvida um grande passo em frente para a empresa, que resultou em elevados ganhos de eficiência e também de poupança.
A Sendit está empenhada em fazer parte do processo de digitalização de qualquer empresa capitalizando na sua parceria exclusiva com a Signaturit, substituindo processos manuais, morosos e ineficientes por Serviços de Confiança Electrónicos, proporcionando assim uma forma mais rápida, fácil, segura e mais rentável de operar para as empresas, independentemente do seu setor.